公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由、公文种类三部分构成；公文版头已有发文机关名称的，标题可省去发文机关。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。文件在版头的，发文字号注在版头与红线之间；无版头的，注在标题的右上方。机关联合发文，只标明主办机关发文字号。
三、向上级机关请示或报告，应注明签发人，签发人姓名注在红线的右上方，文件末尾应注明联系人和电话号码。
四、公文必须加盖印章。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可另加一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“(此页无正文)”。
五、发文时间，原则上以领导人签发或会议通过的日期为准；联合行文，以最后机关签发的日期为准。
六、秘密公文应根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，秘密等级注在版头右上方，加中括号，密件顺序号注在版头左上方。
七、紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”，紧急等级注在标题左上方，加中括号。
八、会议通过的文件，应在标题之下、正文之前居中注明通过日期和会议名称。
九、发文机关应写机关全称或规范化简称。联合发文，应将主办机关排列在前。
十、公文如有附件，应在正文之后、发文日期之前注明附件名称和件数。
十一、公文字体。铅印文件，正文一般用三号字体，打印的文件，一般用三号或四号字体。
十二、公文文字应从左至右横写横排。
第十条公文用纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米)，在左侧装订。布告、通告用纸大小，根据实际情况确定。公文左侧空白20毫米，右侧空白20毫米，天白45毫米，地白30毫米。
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